タスク管理、スケジュール管理方法の共有

タイトルの通り、わたしが何年もやってるタスク管理、スケジュール管理の方法を共有します。飽きっぽい、いろんなことを一気に覚えられない、並列作業が極めて苦手、という特性を持つ私向けに特化してます。似たような性質の人には役立つかもしれないと思って書きました。個々のツールの細かい使い方については説明しません。

まずは紙の手帳を使うのか、それともそれ相当のソフトウェアを使うのかについて。紙の手帳がなじむという人もたくさんいますが、わたしは手帳を自分の手元にいつでも開けるように持っているのがめんどくさいのと、自分の字が汚くて後から解読できないので、紙による管理は最初から候補から外れていました。

ではどんなソフトウェアを使っているかというと、Google CalendarとGoogle Todoリストの二つです。これらに素晴らしい機能があるから使っているわけではなくて、目の前にあって必要十分な機能を備えているから使っているだけです。多機能なソフトウェアもいくつか試しましたが、結局機能を覚えるのと使いこなすのがめんどくさいこと、および、凝った機能を使っていなくても表示がごちゃごちゃしがちであるといったことより、結局は前述の2つのシンプルなツールに落ち着きました。このへんは好みの問題。

以下、スケジュール管理で気を付けていること

• 決まり次第速攻で記入する。「あとで入れる」とか言ってると十中八九忘れる。どうしても入れられないときはtodoリストに「XXのスケジュール記入」くらいを書いておく
• 時間と場所(最近はビデオ会議ツールのURLだったりもする)と、あれば予定のコンテキストを思い出すために必要最小限のことが書いてある文書のURLを書く。なければ簡潔なメモを残す。個々の予定に凝ったことを書かないのが重要。そうしていると飽きてやめてしまう。カレンダーは最悪「この時間は埋まっている、ここは空いている」という情報さえあればなんとかなることが多い
• 予定の当日になったら全予定について直前にスマホのアラームを設定する。カレンダーの機能でもこういうのは鳴らせるが、意識的に朝一に全部セットすることによって「今日はこういうことをする日」ということを頭に刻む(アラームがないと忘れるけど)
• 会社の仕事の予定については個人のカレンダーに情報を書けないので仕事用のカレンダーで別途管理している。予定の名前を「会社」とかだけにして、それ以外の情報は一切書かず、知りたければ会社のカレンダーを参照する。下手に情報を二重化しない

以下、タスク管理で気を付けていること

• 「何日の何時から何時までにやらなきゃいけない」というものはカレンダーにのみ入れる。それ以外はすべてTODOリストにのみ入れる。二重登録すると後で整合性が取れずに破綻する恐れがあるのでやらない
• やるべきことは基本的にすべてまずTODOリストに書き出す。頭の中だけにある状態を避ける。マスターデータはTODOリストで脳はキャッシュだと捉える。これで「何か忘れているものはないか？」といった疑いが少なくなるし、タスクの抜け、漏れが減る
• 10秒でできそうなことはTODOリストに登録せずにその場でやったほうが早いのでやる。ただし10秒で終わることでも2つ以上ある場合は一つめをやっているうちに二つ目を忘れるので、両方TODOリストに入れる
• タイトルは簡潔に。期日があればタイトルに期日を入れる。ダサいがわかりやすい
• タイトルに収まりきらない情報があればメモ欄を使う。メモには詳しいことが書いてある文書のURLを張るか、あるいはそれがなければ簡潔なメモを書く。情報の二重化は極力避ける
• タスクはなるべく細かく分ける。粒度が大きいといつまでたっても終わらなくて滅入る。あとタスクにチェックマークを入れると何かを成し遂げた気になってやる気が出てくる
• 「今日やる」に指定するタスクはなるべく少なく、できれば1つだけにする。なぜなら「今日やらなきゃいけないことがいっぱいある」ことによって選択がめんどくさくてやる気が無くなるから。それが終わって、かつ、まだ時間と余力があるのなら期日が次の日以降、あるいは設定されていないものから適当に1つ引き抜いてくる。なんとなく「明日やろうとしてたことを今日片づけている」と、凄いことをしているような気分になれる

どちらもわたしが何年もかけてたどり着いたやりかたなので、もし参考にされるかたは「一気に全部やろうとすると辛いので、最初は一部だけ参考にする。とにかく続かせること、習慣化を最優先させる」「上記のやりかたが自分にとっての最適解ではない。自分の特性に合わせてカスタマイズすればよい」ということを念頭に置いていただければと思います。

このエントリの話題については以下の本も参考になるでしょう。

上記のわたしのやり方も、この本のやり方がベースにあって、それを長年の経験をもとに自分なりに改変したものです。